英語で電話がかかってきたときの基本対応フレーズ

仕事中に突然、英語で電話がかかってきた！

対応に慣れていないと、とてもあわててしまいますよね。

電話では、相手の表情や様子がわからない分、声だけでコミュニケーションをとる必要があります。

決して簡単ではありませんが、必要なフレーズは限られているため、覚えておくと余裕をもって対応することができます。

そこで今回は、かかってきた電話に対応するための、簡単かつ丁寧なフレーズをご紹介します。

メモに書いてすぐ出せるようにしておくと、より落ち着いて会話をすることができます。

いざという場面に備えて、しっかり準備しておきましょう！

【基本となるフレーズ】

◆丁寧な表現

電話対応等で使われる、とても丁寧な表現をおさえておきましょう。

・May I ～ ?（ ～してもよろしいでしょうか？）

《例》May I have your name again? もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？

・Would you mind ～ ?（～して頂けますでしょうか？）

《例》Would you mind spelling your name? お名前の綴りを教えて頂けますでしょうか？

　※"Could you please ～ ?"もとても丁寧な聞き方になります。

・Would you like ～ ?（～されたいですか？）

《例》Would you like to leave a message? 伝言を残されたいですか（＝伝言をお預かりしましょうか）？

・I'm afraid ～. （あいにく～です。）

《例》I'm afraid he is not at his desk. あいにく席を外しています。

　※"I'm sorry ～ ."という言い方もよく使います。

◆聞き返す表現

相手の話が聞き取れなかったときは、遠慮せずしっかり聞き返しましょう。

・Could you repeat that, please?　もう一度くり返して頂けますか？

・Could you please speak more slowly?　もう少しゆっくり話して頂けますか？

・Could you please speak up a little?　もう少し大きな声で話して頂けますか？

【電話対応フレーズ】

担当者が不在だった場合を例に、流れに沿ってみていきましょう。

１，電話に出る

電話に出るときは、まず"Hello."とあいさつします。時間帯によって、"Good morning"や"Good afternoon."と言うこともあります。その後、社名を名乗ってから、"How may I help you?"（ご用件をお伺いします）と続けましょう。（自分の名前を名乗る場合、社名の後に"〇〇 speaking."と入れます。）

《例》Hello. JK Company. How may I help you?　はい、JK社です。ご用件をお伺いします。

２，不在であることを伝える

担当者が電話に出られないときは、"He / She is not at his / her desk."（席を外しています）、"He / She is not available right now."（ただいま電話に出られません）、"He / She is off today."（今日はお休みを頂いております）等と伝えます。文頭に"I'm afraid"をつけると丁寧な表現になります。

《例》I'm afraid she is not available right now.　申し訳ありませんがただいま電話に出ることができません。

３，対応を確認する

対応について確認する場合、"Would you like to leave a message?"（伝言をお預かりしましょうか？）、"Would you like him / her to call you back?"（折り返しお電話差し上げましょうか？）等と提案しましょう。

《例》I’m afraid he is not at his desk. Would you like him to call you back?.　席を外しております。折り返しお電話差し上げましょうか？

4，電話を切る

電話を切るときには、"Thank you for calling."（お電話ありがとうございました。）と感謝の気持ちを伝えます。その後、"Have a nice day."（良い１日を）や"Goodbye."（それでは）等と続けます。相手の名前を聞いている場合、Mr. ～（～さん）とつけると、より印象良く聞こえます。

《例》Thank you for calling, Mr. Jones. Have a nice day.　お電話ありがとうございました、ジョーンズさん。良い１日を。

【電話対応の会話例】

ここまで学んだフレーズをもとに、会話例を見てみましょう。

A: Hello. JK Company. How may I help you?　

　はい、JK社です。ご用件をお伺いします。

B: Hello. My name is Brian Smith from AG Publishing. Could I speak to Mr. Sato?　

　もしもし。AG出版のブライアン・スミスです。佐藤さんとお話しできますか？

A: I’m afraid he is not at his desk. Would you like to leave a message?　

　申し訳ありませんが席を外しております。ご伝言をお預かりしまようか？

B: No, that’s fine. Would you just tell him that I called?　

　いいえ、けっこうです。電話をしたことだけお伝えいただけますか？

A: Sure. May I have your name again, please?　

　かしこまりました。もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？

B: Of course. I'm Brian Smith, B-r-i-a-n S-m-i-t-h. And company name is AG Publishing.　

　はい。ブライアン・スミスです。B-r-i-a-n S-m-i-t-hです。会社名はAG出版です。

A: Let me repeat that. You are Mr. Brian Smith from AG Publishing. Is that correct?　

　復唱させてください。AG出版のブライアン・スミスさんで間違いないですか？

B: That’s correct.　

　間違いないです。

A: Ok. I'll tell him that you called. Thank you for calling, Mr. Smith. 　

　かしこまりました。お電話があったことをお伝えします。お電話ありがとうございました、スミスさん。

B: Thank you for your help. Goodbye.　

　ありがとうございました。それでは。

いかがでしたか？「これなら言えそう！」と思って頂けたら嬉しいです。

何度も声に出して練習したり、紙に書いたりすることで、しっかり記憶に残すことができます。

また、今回出てきた”Could”や"May"等の『助動詞』は、【英会話習得への第一歩】実践の場で使える英語の基礎知識ー中学英語おさらい講座ー』（セクション２）の中で、イメージや例文を詳しく解説しています。あわせて確認しておきましょう！